En la era de la información que vivimos, el espacio digital ha adquirido una importancia tal que no concebimos una serie de servicios sin su participación. Buena muestra son las plataformas existentes para compartir archivos online. La nube, ese lugar virtual y etéreo en el cual se puede almacenar todo tipo de información, nos acompaña allá donde vayamos.
Las ventajas son múltiples. Desde la facilidad de uso a la posibilidad de recuperar copias antiguas, acceder desde cualquier lugar, la posibilidad de sincronización o la facilidad para colaborar entre varias personas, todo parece positivo.
Los beneficios en un entorno profesional son abrumadores. Además de poder disponer de documentos de forma inmediata e instantánea, hay que sumar las tendencias eco-friendly que cada vez calan más en las empresas que optan por consumir menos papel y reducir su número de documentos. Por ello ya existe toda una pléyade de herramientas de colaboración en la nube para empresas
El equipo de MarTech Forum ha recopilado una lista de apps para trabajar en línea, compartir archivos, sincronizar dispositivos y aumentar productividad. En muchos casos de forma gratuita. No solo las únicos herramientas pero para nosotros sí de las más destacados.
Plataformas para compartir ficheros en la nube
A la hora de compartir documentos online encontrarás alternativas gratuitas con las que muchos se verán satisfechos. Si solo quieres compartir archivos pesados gratis WeTransfer es excelente. Envía el link de archivos de tamaño máximo de 2 GB por email, aunque también dispone de un modo de pago más avanzado (para enviar hasta 20 GB).
Pero si lo que buscas es algo más flexible, con la posibilidad de usar discos duros virtuales con gran capacidad de almacenamiento, o trabajar simultáneamente en un mismo documento, entonces sigue leyendo.
DropBox
Dropbox es uno de los sistemas para gestionar los archivos de forma online más conocidos. Ofrece 2 GB de almacenamiento gratuitos y puedes aumentar esta capacidad invitando a otras personas. También dispone de planes de pago, por ejemplo de 1Tb por 9,99€.
Poco hay que decir del sistema más popular del momento, con una interfaz clara desde donde se pueden compartir archivos, configurar permisos y editar online. De igual forma ofrece la posibilidad de que varios usuarios trabajen a la vez en un mismo documento.
Box
Este software para compartir archivos y almacenaje de información es muy parecido al anterior pero tiene una vocación más empresarial. Ofrece 100 GB de almacenamiento seguro por 4,5€ con 2 GB de carga de archivos y entre 3 y 10 usuarios. También dispone de planes superiores con almacenamiento ilimitado.
Todos los archivos de tu equipo (documentos, imágenes, vídeos, etcétera) se almacenan de forma segura en la nube. Así, los integrantes de la empresa pueden acceder al trabajo, editarlo, compartirlo y comentarlo. Cuenta con apps determinadas para móviles para poder acceder desde cualquier dispositivo.
GoogleDrive
El gigante Google dispone de cientos de herramientas. Google Drive es su plataforma de almacenamiento virtual que ofrece hasta 15 Gb de espacio virtual gratuito. Además, con GoogleDrive pueden trabajar varios equipos con conexión remota y sin necesidad de una instalación adicional.
Basta con iniciar sesión con tu cuenta de Google, lo que te dará acceso a crear documentos online en Word, hojas de cálculo, formularios, presentaciones dinámicas, PDF, etc. Permite autorizar a otros usuarios a editar y trabajar documentos de forma simultánea. Incluso podrás imprimir documentos en remoto desde Google Cloud Print.
OneDrive
Se trata de la plataforma de Microsoft, antes conocida como SkyDrive. Con OneDrive dispondrás de una cuenta gratuita con 5 GB aunque se puede ampliar fácilmente a 50 GB por una cuota de 2€ al mes.
Se puedes abrir directamente desde una cuenta de Hotmail (ahora Outlook). Y desde aquí es posible crear archivos en Word, Excel o PowerPoint. También ofrece sincronización de imágenes y vídeos creados en terminales móviles (de un máximo de 15 MB).
Dataprius
Dataprius presenta una solución de gestión de archivos online para empresas. Su sistema dota de permisos de acceso centralizando los archivos y permitiendo controlarlos. Consigue unos ratios de velocidad elevados (apertura de archivos, edición…) y facilita todas las operaciones habituales a la hora de tratar con ficheros y carpetas en un ordenador.
Destaca por ser la única de estas plataformas que firma los contratos de la Ley de Protección de Datos, así como por su sistema de backup semanal. Ofrece 60 GB de almacenamiento por 130€ al año.
pCloud
pCloud es un espacio en la nube para almacenar archivos y carpetas. Dispone de una interfaz de uso sencillo y es multiplataforma (dispositivos Apple y Android, Mac, Windows, y Linux). Una vez instalada su aplicación en el ordenador crea una unidad virtual segura que expande el espacio de almacenamiento local. Cada cambio en pCloud se sincroniza en el resto de terminales.
Ofrece un sistema de pago anual o una interesante opción «de por vida». Por ejemplo la versión más básica Premium incluye 500 GB de espacio por 3,99€ al mes o un pago único de por vida (Lifetime) de 175€. Por su parte el plan Premium Plus te da 2 TB por 7,99€ al mes, y si optas por realizar un único pago para toda la vida, entonces serán 350€.
Teams
El sistema de comunicación por chat se ha convertido en tendencia y Microsoft Teams, la plataforma integrada con Office 365 hacer buen uso del mismo en el entorno empresarial. Empleando este sistema (así como las videoconferencias) permite canalizar el trabajo en equipo y la comunicación ágil e instantánea con todos los usuarios.
Además de opciones como el acceso al contenido e historial de las conversaciones, habilita otras herramientas como OneNote (bloc de notas), Planner (tareas de trabajo y planificación), informes de Power BI y un amplio catálogo de soluciones a las que conectarse (Trello, RSS, GitHub, etc.).
Las posibilidades de colaboración se amplían con los contenedores de archivos (aquellos mencionados en las conversaciones o subidos manualmente). Y también se integra con SharePoint online para acceder a estos archivos de manera independiente.
Extra
Y si lo que te preocupa es la seguridad y lo que necesitas es una solución para trabajar simultáneamente en un mismo documento (no tanto para almacenar datos), considera la herramienta Graphite. Aprovecha las bondades del Blockchain para diferenciarse de sus competidores y asegurar la privacidad e inviolabilidad de los documentos. Marca sin duda el camino de una nueva generación de herramientas que hay que tener muy en cuenta. Pero no es un sistema de almacenamiento como tal, sino más de trabajo colaborativo en documentos online y todavía le queda por mejorar.
También podríamos mencionar servicios de almacenamiento como Amazon S3, iCloud (para los fieles a Apple), Mega (oferta 50 GB gratis) o el espacio de almacenamiento que ofrece Microsoft Office 365 para clientes empresariales. Mención aparte están plataformas chinas con ofertas tentadoras… aunque el tema de la seguridad y privacidad de los datos allí almacenados es cuestionado por más de uno.
Como ves, los ordenadores en los que se almacenaba toda la información han dejado paso a la innovación tecnológica del espacio virtual. Internet sigue abriendo puertas a la hora de facilitar el trabajo y las relaciones sociales, y las soluciones de trabajo son las primeras en salir beneficiadas. En la nube lo único que preocupa al usuario es la seguridad y la privacidad de los archivos y documentos almacenados, y esto es algo que estas plataformas cada vez hacen mejor. Elige la que mejor cumpla con tus requisitos y pruébala.
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