La comunicación interna es fundamental para que las cosas marchen bien. De hecho, es importante en todos los niveles de una compañía y por ello, debe abordarse dentro de la estrategia global. Sin embargo, son muchas las empresas que ven en ella un obstáculo en lugar de una herramienta de mejora. Por este motivo, es necesario saber qué técnicas se deben emplear y cuáles son las claves para que este tipo de comunicación sea un éxito.

Comunicar no debe convertirse en una tarea trivial, sino que debe ejecutarse con criterio. Gracias a ella, como decimos, todas las partes implicadas en una organización pueden ser coordinadas. En este sentido, contar con las herramientas adecuadas es vital.

A lo largo de este post repasaremos los puntos más importantes a la hora de abordar la comunicación interna de una empresa.

Escuchar, planificar y evaluar

Cuando hablamos de comunicación interna ésta debe entenderse como un proceso; es decir, que requiere una estrategia y unos medios para ejecutarla.

Dentro de esta estrategia debemos distinguir 3 ejes fundamentales:

  • Escuchar: Sin duda, el más importante. De nada sirve crear nuestra estrategia de comunicación interna si no sabemos qué piensan o qué quieren nuestros empleados o socios. Si uno de los objetivos es la motivación de la plantilla, ¿cómo pretendemos conseguirlo sin saber qué opinan? Por lo tanto, antes de lanzarnos a enviar mensajes, debemos tener claro las expectativas y mensajes implícitos que circulan por la compañía.
  • Planificar: Podríamos decir que sin planificación no hay comunicación. Y así es. Para poder enviar el mensaje correcto, antes hay que estructurar bien las ideas y tener claros los objetivos. Para ello, es necesario investigar, segmentar, analizar flujos y canales…En definitiva, controlar cada una de las fases: desde la creación del mensaje hasta el momento de su difusión.
  • Evaluar: El análisis continuo es básico en la comunicación interna. Para que ésta sea un éxito es necesario analizar los feedback recibidos, los efectos de los mensajes trasladados, etc. Es decir, volver a escuchar a cada una de las partes de la organización para modificar todo aquello que no funcione.

Tips para una buena comunicación interna

A los 3 ejes anteriores es necesario añadir esta serie de recomendaciones:

  • Adapta el mensaje al destinatario: Cada empleado, socio o directivo es diferente, tanto dentro como fuera de la empresa. Por ello, es importante adaptar el mensaje, tanto en forma como en contenido. No remitiremos la misma información o utilizaremos el mismo tono para dirigirnos a un empleado que a un inversor.
  • Credibilidad, relevancia, novedad y emotividad: Trasladar con claridad los objetivos de la compañía y, sobre todo, hacerlo con un toque de emotividad en el mensaje, hará que el compromiso adquirido, por parte de los empleados, sea mayor.
  • Utilizar herramientas acordes al mensaje: En este punto basta con aplicar el sentido común. Dependiendo del mensaje que queramos comunicar, utilizar el blog empresarial, el email corporativo, una reunión personal, etc. Los medios a utilizar son muchos: desde manuales, vídeos, emails… hasta tablones de anuncios digitales, intranet, etc.
  • La comunicación debe seguir un ciclo: Incluso cuando se trata de una comunicación que da respuesta a un momento de crisis. Es recomendable seguir un protocolo, enviar mensajes de forma periódica: balances, resultados, etc.

Herramientas que mejorarán la comunicación interna

#GOOGLE HANGOUT

Hangout es una aplicación multiplataforma de mensajería instantánea desarrollada por Google. Esta herramienta permite vídeo-conferencias, llamadas y chat a través de su plataforma web y móvil.

Es interesante porque, además de poder ver al interlocutor, permite compartir pantalla en directo. Las conversaciones realizadas se archivan en la nube permitiendo sincronizarlas entre diferentes dispositivos. Y durante las conversaciones se pueden enviar caracteres emoji y compartir fotografías e imágenes gif.

#TRIBESCALE

TribeScale es una plataforma para coordinar el trabajo en equipo en torno a lo que realmente importa: objetivos, decisiones, prioridades y resultados. Sirve para crea un flujo de información constante entre las distintas áreas de la empresa, definir objetivos estratégicos y asegurarnos de que todos los equipos de la organización avanzan en la misma dirección. Además ofrece informes de progreso de tareas y proyectos automáticos.

#SLACK

Por último, hablamos de Slack, una plataforma que permite mantener conversaciones a través de canales o tablones. Esta herramienta permite compartir archivos de diversos formatos. También cuenta con canales privados para enviar información sensible. La aplicación también es completamente gratuita y puede gestionar equipos de más de 100 personas, con un almacenamiento básico de 5 GB y hasta 10.000 mensajes rastreables.

Se trata de una plataforma de uso mixto (personal y profesional), cuya mayor ventaja es la cantidad de integraciones que tiene con otras plataformas.

En definitiva, cuidar cada detalle de la comunicación interna de tu empresa es fundamental para lograr que todos los engranajes de la compañía estén a punto. Y usar herramientas de trabajo colaborativo ayudará a evitar malentendidos y mejorar la comunicación interna.

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