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Estrategias de Gestión de Eventos empresariales

Publicado el 19 marzo de 2018 por MarTech Forum

Organizar un evento, a menudo, es costoso y si el plan falla conlleva más pérdidas que beneficios. Por este motivo, es muy importante conocer, analizar y planificar bien cada detalle la gestión de eventos.

Para facilitar este trabajo, existen sistemas de gestión de eventos, fiestas o convenciones que permiten llevar a cabo la investigación, planificación, registro y estudio de las circunstancias que rodean dicho evento. Estos sistemas permiten obtener y guardar la información de manera sencilla y ordenada.

“Contratar un sistema de Gestión de Eventos automatiza contacto con los asistentes, gestiona el calendario y estrecha relaciones con el público objetivo”. Equipo de MarTech Forum

Qué se necesita para tener éxito en la gestión de eventos 

Antes de comenzar la gestión de eventos deben tenerse en cuenta detalles fundamentales para prepararlo. Uno de ellos es la fecha de celebración. Un evento, del tipo que sea, solo tiene sentido si pueden estar presentes las personas relacionadas con la empresa o el proyecto.

Pero además tienes que planificar un presupuesto (de no hacerlo los costes pueden dispararse), elegir el público objetivo, planificar la experiencia y promoverlo con efectividad.

Planificar y organizar un evento es una tarea que no es sencilla. Pero con un sistema de gestión de eventos se simplifican las gestiones porque el organizador puede enviar una encuesta en línea a los participantes para que voten la fecha que mejor les viene. De esta forma, se evita la pérdida de tiempo y dinero que supone realizar llamadas o mensajes.

Herramientas destacadas

En el mercado encontraras soluciones como RegOnline, que se encargan de tareas como crear formularios de registro en línea. Asimismo permite procesar los pagos, crear herramientas (como placas identificativas y apps móviles), compartir informes o comunicarse por email. Incluso facilita la creación de rutas de registro personalizadas. Todo lo necesario para gestionar eventos en una sola plataforma.

Una herramienta en la nube es Xing Events (antes Amiando). Con ella se puede crear una web para el evento, su integración en redes sociales, gestionar pagos y cancelaciones, al igual que analizar el desarrollo del evento y exportar datos. Todo ello desde la nube.

Eventbrite por su parte incluye un paquete de herramientas para vender entradas para tu evento. Así será posible planificar cualquier evento, hacerle un seguimiento y promocionarlo.

En Factor clave desarrollan directamente software de gestión de eventos, lo mismo que en tufabricadeventos con soluciones integrales, incluidas apps móviles.

Por último cabe mencionar plataformas especializadas como DoubleDutch (facilita la recolección de datos de los asistentes mediante el móvil) o Attendify que ofrece información sobre el ROI. Finalmente está Superevent que dispone de herramientas social media para conectar a los asistentes, con encuestas y cuestionarios.

¿Has probado alguna solución de gestión de eventos? Si es así, nos encantaría que nos contaras cuál o que compartieras tu experiencia en el grupo de LinkedIn de MarTech Forum. ¡Te estamos esperando!

2 Comentarios

  1. Nerea Me 15/02/2017 en 1:24 pm- Responder

    Soy Nerea, Product Manager España en la empresa alemana iventic. Nos gustaría presentaros el software para la organización, planificación y gestión de eventos de cualquier tipo y tamaño. Ideal para eventos tradicionales pero también para seminarios, reuniones y conferencias. El programa ha sido desarrollado por un equipo con amplia experiencia y perfeccionado gracias a clientes de gran prestigio.
    Más información en http://www.iventic.com

  2. […] Promocionar un evento en redes sociales es la mejor manera de lograr la máxima difusión. Incluso podríamos decir a estas alturas que si tu evento (siempre de carácter abierto) no tiene presencia en los Social Media es como si no hubiera existido. […]

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